Ofel söker sina former

– Blir vi en procent bättre på många ställen i en rimlig takt, så når vi långt totalt sett. Jag tycker det är så vi ska se på Lean-projektet – att inte krångla till det utan göra det till en naturlig vardagsprocess där många små förbättringar leder oss framåt.
Det säger Björn Jonsson, Norrmejeriers ”Lean-general”, som dagarna före semestern också var med och rekryterade en ny Lean-coach till företaget.

Lean-modellen har sina rötter hos biltillverkaren Toyota, som fortfarande är ett av världens mest effektiva och lönsamma företag i en tuff bransch. Bakom framgången ligger bland annat en produktionsmodell som kallas Lean Production. Metoden sprids sedan flera år runt om i världen och i november förra året gick startskottet även på Norrmejerier.
Redan runt årsskiftet drogs ett par grupper igång och under våren har flera avdelningar börjat arbeta efter den här modellen (se reportage på annan plats).

Inget hokus-pokus

– Det är viktigt att påpeka att Lean inte är en färdig modell som bara placeras in i en organisation. En viktig poäng är att varje avdelning hos oss ska hitta sin metod för att fortlöpande arbeta med små förbättringar. Mötena ska vara korta, effektiva och fokusera på konkreta saker som kan förbättra arbetsprocessen. Vi ska vara lösningsorienterade, inte problemorienterade, säger Björn Jonsson.
Det handlar alltså inte om något hokus-pokus, utan helt enkelt om att samla in alla goda idéer på förbättringar och se till att de förs vidare.

Steg två blev Ofel

I april hölls den andra stora sammandragningen med utbildning och fokus på hur Lean ska se ut hos Norrmejerier. Under två dagar lyssnade avdelningschefer och gruppledare på föredrag, bollade idéer och genomförde grupparbeten i Noliahallen i Umeå. Ett resultat var att projektet hos Norrmejerier fick ett namn: Ofel.
– Jag gissar att förslagsställarna tog fasta på principen att ingen i organisationen ska ta emot ett fel eller lämna ifrån sig något som är fel – i alla fall inte utan att det tas upp som en förbättringspunkt, säger Björn Jonsson. Men jag tycker det är viktigt att inte haka upp sig på ordet fel, utan att ta det ett steg längre och se till vad som kan förbättras och hur. Att fokusera på lösningen.

Kommunikationen är nyckeln

En nyckel för att lyckas med Ofel är förstås att alla ”talar samma språk” på de mängder av små möten som kommer att hållas inom företaget. Kort sagt att kommunikationen fungerar och att avdelningscheferna kan samla upp alla goda idéer. Därför var kommunikation ett huvudtema under de två kursdagarna i Umeå.

Två erfarna ledarutvecklare föreläste och ledde gruppövningar som gav många tankeställare. Föreläsarna Per-Olov Ström och Anders Lundin, med lång erfarenhet inom elithandboll, driver företaget CHPS – Centrum för högpresterande system – med tesen ”Kommunikation som utvecklar”. De senaste tio åren har de arbetet inom näringslivet med kunder som Peab, Statoil, Stockholms Läns Landsting, Ericsson, Hyresgästföreningen med flera.

– Vår erfarenhet från både idrotten och näringslivet är att grunden för en framgångsrik organisation ofta ligger i förmågan till kommunikation. Att hitta ett gemensamt förhållningssätt till hur vi kommunicerar med varandra, det är oljan i ett väl fungerande system, säger Anders Lundin.

Tre huvudspår

CHPS belyser tre huvudspår:

• Filtreringskompetens – att man kan upptäcka och förstå vilka detaljer som är viktiga för en process.
• Ramkompetens – att man är medveten om sitt sätt att hanterar möten med människor, enskilt eller i grupp, oavsett ram för mötet (t.ex. telefon, mejl eller direkt).
• Kommunikationskompetens – att kunna lyssna och tolka andra, att analysera hur man själv förmedlar sina tankar och, inte minst, hur kommunicerar jag inom mig själv.

– Det här är en bra grund för att börja analysera och diskutera med andra. Härifrån kan man utveckla sig själv och sitt ledarskap. Vi vill komma bort från ”John Wayne-syndromet” där ledaren är en ensamvarg som brottas med allt och själv löser alla problem på sin kammare och sedan kommer ut och pekar med hela handen. Det är aldrig effektivt och framgångsrikt i det långa perspektivet, säger Anders Lundin.

Högt i tak en bra förutsättning

– Under dagarna med Norrmejerier så upplevde vi en organisation med ”högt i tak” och det är en klar styrka när man börjar ett sånt här arbete. Det måste finnas utrymme ”try and error” för att på sikt hitta företagets värdegrund, ett gemensamt språk och sätt att förhålla sig. När man kan kommunicera på ett bra sätt är grunden lagd för att lyckas med Lean-projektet. Hur det ska gå till kan bara dom som arbetar på Norrmejerier komma fram till, säger Anders Lundin.

Text: Gerhard Karlsson.